חיפוש
  • Asaf Ofek

אירועים היברידים - עתיד האירועים בתקופת פוסט קורונה

הקורונה עוד לא מאחורינו, אבל נראה שהמצב בשליטה. מבצע החיסונים חסר התקדים (בסדר גודל עולמי) בישראל, מאפשר לנו לצאת מהבית ומהמסכים וקצת להיפגש.

עולם התרבות נפתח בחלקו וממש עוד מעט נוכל ללכת להצגה, או לסרט (בלי פופקורן) ומיד אחריו אירועי החברות, הכנסים והתערוכות יחזרו תחת הגבלות.


איך יראה עולם האירועים והכנסים בעידן הפוסט קורונה?

חשוב להבין (ואני לא רופא) שהקורונה לא תלך לשום מקום, כמו חברותיה השפעת, השחפת, המלריה והדנגי, היא הולכת להישאר כאן עוד הרבה זמן. ניהול נכון דוגמת חיסונים ובדיקות, יעזרו לנו לשלוט במצב ולחזור לחיים.

סביר להניח שבכנס הבא אחת הרובריקות שנצטרך למלא ברישום תהיה האם אנחנו מחוסנים ועד מתי תוקף החיסון שלנו, כך נשמור אחד על השני ונוכל להיפגש.


ב 20 השנה האחרונות הפקתי מאות כנסים ותערוכות, פסטיבלים ואירועי תרבות, רובן בארץ וחלקם בעולם, מרבית הכנסים היו בין לאומיים וכללו מציגים ומרצים מכל העולם. תמיד חשבתי למה הם באים מהקצה השני של העולם כדי לשמוע הרצאות? להרצות בעצמם 20 דקות? בשביל להתמגל עם אותם אנשים שאותם פגשו לפני כמה חודשים בכנס אחר? באמת שזה נראה לי קצת מוזר. תמיד חשבתי לעצמי "אני לא הייתי טס חצי עולם בשביל לעמוד על הבמה 20 דקות".


חודש לפני שסגרו את השמיים השתתפתי בכנס WTM בלונדון, אחד מכנסי התיירות הגדולים בעולם. השתתפו בו עשרות אלפי אנשים ולהפתעתי הוא לא שודר בשום מדיה, כמובן שהיו בו מסיבות עיתונאים ואירועים סגורים לצוותי תקשורת, אבל שידור של הכנס לא היה. לפני חודשים לקחתי חלק ב WTM 2021, כנס וירטואלי ובו תערוכה ב D3 עם ביתנים לכל מדינה, הרצאות במספר מסלולים ופאנלים בשידור חי. שוטטתי בין ההרצאות וביקרתי בביתני התערוכה, כן זה היה מבאס, לא הייתה את ההתרגשות של אלפי אנשים שמתקבצים ביחד, לא היה צפוף ולא היה כיבוד.




מצד שני הכנס היה בחינם, לא שילמתי כרטיס טיסה, מלון ומסעדות. בזמן הכנס (הכנס נמשך 3 ימים) יכולתי להמשיך לעבוד ולהסיע את הילדים לחוגים אחה"צ כי נכנסתי רק לאירועים בהם רציתי להשתתף.

את הידע שחיפשתי קיבלתי, יצרתי קשר עם אנשים איתם רציתי לעבוד ועם חלקם באמת אני עובד.


כמו מקומות עבודה רבים שהבינו שאפשר לעבוד מהבית, ומצד שני שכדי שהעובדים גם יפגשו מדי פעם. גם עולם הכנסים והאירועים יעבור לתצורה ההיברידית.

אני לא חושב שמרצים ירצו לטוס חצי עולם כדי להרצאות 20 דקות, הם יוכלו לעשות את זה במליאה המרכזית בזום ואף לענות לקהל שישב באולם.

האירועים יתחלקו למרצים מקומיים שירצו על במה ומרצים מחול שירצו בזום (או בפלטפורמות איכותיות יותר). והקהל? הקהל גם הבין שלא חייבים לטוב לחו"ל, או לעמוד בפקקים של גוש דן כדי להגיע בזמן לכנס בגני התערוכה אם אפשר להישאר בבית (בפיג'מה) ולהשתתף באופן פעיל בכנס.

בפלטפורמות שהתפתחו בשנה אחרונה כל אחד יכול לבקר בתערוכה מהבית, להיפגש פנים אל פנים בצ'ט וידאו (זה כבר לא עובד עם פיג'מה), להרצאות, לשאול שאלות ואפילו לשבת בבר וסתם לדבר (וידאו צא'ט) עם זה שעומד לידך. כמובן שהחלפת כרטיסי ביקור ומידע עסקי יעברו גם הם ללחיצת כפתור.


איך יעבוד אירוע היברידי

בפועל, אירוע כזה יראה כשילוב של אירוע רגיל – תערוכה, אולם, מליאה (ובורקס) עם קול סנטר בו יעבדו הנציגים, נציגי החברות המציגות מול האורחים הווירטואליים. גם במליאה יכנסו שינויים שיאפשרו שידור חי מושקע ואיכותי של המליאה לצופים בבית ויאפשרו לקהל באולם לתקשר עם הצופים בבית.

אם עד עכשיו באירוע הסתפקתם בצלם וידאו וצלם סטילס, באירוע היברידי יהיה צורך בניידת שידור קטנה שתהפוך את הכנס שלכם לאון ליין באמת ולאינטראקטיבי.


מבחינה טכנית

לדעתי מילת המפתח בכנס היברידי, מלבד התוכן שהוא באמת מה שחשוב בכנס, היא אינטרנט. הסטנדרט לכנס היברידי יתחיל בסיב אופטי אחד לפחות, עם פריסה לכל קצוות המתחם, וקו מקביל של לפחות 200 mb

איש צוות נוסף, שלא הייתי מוותר עליו, מומחה סייבר, או חברה שיכולה להגן על הכנס שלכם מאנשים עם כוונות זדוניות, האקרים שסתם ירצו לחבר משהו, ועד התקפות על כל באי הכנס, פגיעה בפרטיות ופריצה למחשבים של כל הנרשמים. בדרך כלל זה לא קורה, אבל כמו שבכנס רגיל שכרנו שירותי שמירה, בכנס ההיברידי ישנם שירותי שמירה מסוג אחר.

על צוות צילום ושידור כבר דיברנו, חשוב שהצוות ייתן את כל השירות, גם של השידור מהכנס החוצה וגם הכנסת הצופים שרוצים בכך לכנס עצמו. ניהול המרצים מרחוק, אופציה של שיתוף אנשים מהבית בשלב השאלות ותשובות.


היכן מתקיים הכנס ההיברידי

כנס היברידי מתקיים בשני מקומות, באולם אירועים וכנסים סטנדרטי, ואתר אינטרנט ייעודי שיכול להכיל את כל התוכן של הכנס. ישנם אתרים כאלו להשכרה לפי יום וישנה אפשרות להפקת אתר בעיצוב לפי הצורך שלכם ובו פיצ'רים שונים (שעולים עוד כסף) לפי כמות האינטראקציה שתרצו ליצור עם הצופים מהבית.

מה שחשוב באתר הכנס (מלבד העיצוב) היא כמות היוזרים שיכולים להיכנס בו זמנית. לכל אתר יש כמות טרפיק מסויימת, הכמות הזו ניתנת לשינוי ולשדרוג מול השרת בו האתר מאוחסן. לא תרצו שהאירוע שלכם "יקרוס" דוגמת הפסטיגל האחרון, חשוב לשאול את החברה שמספקת את האתר כמה אנשים יוכלו להיות בו זמנית באתר ולשדרג את השרות לפי כמות הנרשמים. יש עוד כמה פרמטרים שקשורים לאתר דוגמת מיקום השרת, האם בארץ או בחול וכו, אני משאיר את זה לאנשי המחשבים.


היתרונות של אירוע היברידי

נתחיל בשורה התחתונה, למרות כל הכתוב לעיל, רשימת ספקים וצרכים חדשים יחסית, אירוע היברידי זול משמעותית מאירוע רגיל. איך? העלות הגבוהה ביותר באירוע היא כמות האורחים - המקום, שירותי הסעדה, ניקיון, חניה, אבטחה ומתנות, כל אלו נגזרים מכמות האנשים (תבדקו באקסל שלכם). כמות האנשים שמגיעים פיזית לאירוע היברידי קטנה בהרבה מהכמות שהכרנו בעבר. גם בגלל מגבלות הקורונה וגם בגלל שלא צריך, אפשר להשתתף מהבית.

מצד שני, כמות המשתתפים יכולה להכפיל או לשלש את עצמה, המשתתפים הווירטואליים שעד עכשיו לא יכלו להגיע, כי לטוס לישראל זה מסובך ולהגיע מירושלים ב 8 בבוקר זה ממש סיוט, יוכלו להשתתף.

באירועים וירטואליים שהפקנו בשנה האחרונה, שילשנו את כמות המשתתפים, אנשים שמחו להשתתף בכנס חוויתי (וקצת אחר) כיוון שכל מה שנדרש מהם הוא להירשם וללחוץ כנס, ולזה הם היו זמינים.





בעולם החדש בו פחות לוחצים ידיים, אנחנו סופרים חשיפות והשתתפות של הצופים הוירטואליים שמקבלים את כל הידע והפרסום (ואפילו יותר ממה שהיה ניתן בכנס רגיל) ישר למסך שלהם. הם צורכים את הכנס בזמנם החופשי (יכולים לעבוד תוך כדי, או להסיע לחוגים) ועדין להיות איתנו.


העולם ההיברידי הוא בהחלט חדש וקצת מוזר ואם אתם מעל גיל 25 יכול להיות שתרגישו קצת אבודים בעולם הווירטואלי של הכנס בכמה הדקות הראשונות. אבל הוא עוצמתי ועובד שיווקית הרבה יותר טוב מהאירועים הישנים. הוא נצרך מכל מסך, בכל מקום בעולם, הגישה אליו קלה ויעילה, אנחנו רגילים לצרוך ידע מהמסך ורגילים לתקשר דרכו, גם בכתב וגם משיחות וידאו. המערכות שמתממשקות לאירוע כזה כוללת את כל הרשתות החברתיות לנוחות המשתמשים (עוד לא פגשתי אירוע שממשק את טינדר, אבל גם זה יגיע) ובכלל הגיע הזמן לעבור לדיגיטל


ומה עם מי שרוצה להיפגש?

הוא מוזמן, האירוע ההיברידי הוא גם אירוע פיזי, אבל מצומצם יותר, המפגשים בו איכותיים יותר ויכול להיות שניתן לוותר על מתחם ה B to B ופשוט לפתוח בית קפה בו אנשים יוכלו לשבת בספונטניות ולדבר.

מרצים עדין יעדיפו לדבר על הבמה ולא בזום, ומציגים ישמחו ללחוץ ידיים בכניסה לביתן שלהם בתערוכה, אבל יהיה להם זמן לדבר בשקט עם המתעניינים הרצינים שיגיעו לתערוכה.


אז נפגש באירוע הבא, במציאות או בדיגיטל (אני הבחור עם הפיג'מה)

אסף אופק



#אירועיםהיברידים #קורונה #פוסטקורונה

41 צפיות0 תגובות